Secciones en un documento con formato especializado

Continuando con la publicación anterior Formato especializado a un documento vamos realizar un ejemplo práctico utilizando las Secciones. En este ejercicio se nos pide trabajar en un documento de tesis en el cual nos solicitan estructurar el contenido en las siguientes secciones: portada, dedicatoria, agradecimientos, resumen, índice, índice de tablas, índice de anexos, introducción, capítulo I, capitulo II, capitulo III, conclusiones, bibliografía y anexos.

Paso 1 Creación de las secciones del documento.

Las secciones dentro de Microsoft Word nos sirven para diferenciar o dividir ciertas partes de un documento en donde se pueden administrar diversos formatos (números de página, encabezados, tamaños, orientación, etcétera) sin afectar al resto del documento.

Además, en un documento en el que tenemos que respetar mucho el diseño las secciones nos permiten evitar que ciertas partes del documento se desacomoden (cambiar su posición en la página) al modificar un apartado posterior.

Para ver una manera de solucionar estos problemas, en este ejemplo práctico crearemos cada una de las siguientes secciones: portada, dedicatoria, agradecimientos, resumen, índice, índice de tablas, índice de anexos, introducción, capítulo I, capitulo II, capitulo III, conclusiones, bibliografía y anexos.

Para realizar esto lo primero que debemos hacer es escribirlas en un documento de Word

Ver documento Ejemplo 1

Ya que hemos escrito con las secciones (partes del contenido) que vamos a utilizar escritas necesitamos insertar un salto de página para lo cual colocamos el cursor al final de la palabra portada y presionamos la tecla ENTER dos veces, después, debemos ir a la pestaña de Diseño de página luego en el apartado de Configurar página para después dar clic en la opción de saltos y seleccionar Página siguiente.

Al hacer esto insertara una sección en el punto donde se encontraba el cursor por lo que el contenido se desplaza a la siguiente hoja:

Ahora vamos a repetir este paso una vez por cada sección (13 veces para este ejemplo).

Ver documento Ejemplo 2

Al finalizar podemos corroborar que se han creado las secciones dando clic en el encabezado o pie de página:

 Para ver la utilidad de las secciones vamos a crear un texto aleatorio (o un texto propio si se tiene) utilizando la función de word rand(4,10). Al posicionarnos debajo del texto Dedicatoria escribimos =rand(4,10) y presionamos la tecla ENTER.

Una vez realizada esta operación vemos que nos ha generado un texto de más de una página. Si estuviéramos en un documento sin secciones implicaría que el todo el texto de los siguientes apartados se movería hacia abajo la misma cantidad de líneas insertadas por lo que podría ocasionar que se desacomoden los títulos y tener que verificar que aun los números de página coincidan.

En este caso ya que dividimos el documento en secciones podemos ver que el siguiente apartado se ha brincado a la siguiente página y se encuentra en la posición exacta en la que lo habíamos colocado. Por lo que podemos ingresar texto (1 línea, 1 párrafo, 1 página, etcétera) sin miedo a que la siguiente sección se desplace hacia abajo.

Al insertar una hoja en la sección anterior la información de la sección actual se vuelve a posicionar en el punto exacto en la que se le coloco.

Ver documento Ejemplo 3 y 4

Documentos de ejemplo

1. Ejemplo 1
2. Ejemplo 2
3. Ejemplo 3
4. Ejemplo 4

Formato especializado a un documento

En ocasiones es necesario realizar un trabajo utilizando Microsoft Office nos vemos en la necesidad de apartados como un índice, algunas tabla de contenido, una sección de bibliografía, numerar las  páginas, entre otras cosas.

Para realizar estas operaciones se pueden hacer de manera manual o automática. Si las realizamos manualmente podríamos toparnos con una serie de inconvenientes que convierten el trabajo de dar formato al documento en un martirio. Cambiar el formato de los números, actualizar un índice, el contenido de todo el documento se mueve al agregar un nuevo texto, crear una sección de bibliografía, entre otras opciones que si se hace de manera automática (utilizando herramientas del programa) nos ahorraría mucho tiempo de trabajo.

En las siguientes publicaciones veremos cómo utilizar estas herramientas para ahorrarnos mucho tiempo de trabajo para armar un documento estilo tesis (un claro ejemplo donde utilizaras todas estas herramientas).

Los siguientes ejemplos son realizados en el programa Microsoft Office 2010

• Tablas de contenido
• Otros índices (índice de tablas, anexos, ilustraciones, etcétera)
• Seccionar un documento
• Números de páginas
• Bibliografía

Vamos realizar un ejemplo práctico en el cual se nos pide trabajar en un documento de tesis en el cual nos solicitan estructurar el contenido en las siguientes secciones: portada, dedicatoria, agradecimientos, resumen, índice, índice de tablas, índice de anexos, introducción, capítulo I, capitulo II, capitulo III, conclusiones, bibliografía y anexos.

Consideraciones al elaborar una presentación

Actualmente es muy común que en la escuela o el trabajo nos soliciten realizar una presentación para lo cual comúnmente recurrimos a programas de presentación como Microsoft PowerPoint.

 Pareciera que para muchas personas elaborar una presentación es muy fácil simplemente se trata de seleccionar un fondo de paisaje, utilizar colores llamativos, y plasmar párrafos y párrafos de texto en decenas de diapositivas, para pasar a enfrente, tomarse de las manos y leer el contenido de cada diapositiva esperando con ansias llegar al final.

Esto convierte a nuestra exposición en un ambiente tenso, aburrido y desesperante en la que los espectadores esperan a cada cambio de diapositivas ver plasmadas palabras como “Gracias” o “Fin”

Sin embargo es ampliamente recomendado seguir algunos pasos al preparar una exposición apoyados de una presentación de diapositivas para obtener un mejor resultado al compartir nuestras ideas.

Recomendaciones para elaborar una presentación

Selección de la información

Antes del diseño lo primero que se debe hacer es elaborar un resumen que debe incluir las ideas y los puntos importantes que quieren transmitir. Además, debe seleccionar las imágenes, tablas y gráficos que desean proyectar.

Elaboración del diseño de la presentación de diapositivas

Para elaborar un diseño debes tomar en cuenta:

El tamaño de la fuente: Es muy importante seleccionar el tamaño del texto adecuado ya que un texto muy grande nos reducirá mucho la información que podemos utilizar en cada diapositiva, por otra parte, una fuente muy pequeña podría dificultar la lectura por parte del auditorio. Para los títulos debes manejar un tamaño de fuente entre 36 y 42, por otra parte, para el texto se recomienda un tamaño de 32 y en caso de ser necesario que no baje de 24 puntos.

El tipo de la fuente: Debes seleccionar un tipo de fuente que sea legible y simple ya que de lo contrario, dificultara su lectura a la audiencia.

El murciélago veloz vuela por el campo.

Texto de fácil lectura.

El murciélago veloz vuela por el campo.

Texto de fácil lectura.

El color de la fuente: Es necesario tomar especial cuidado en el color del texto, este dependerá del color de fondo que utilicemos ya que debe contrastar para facilitar su lectura, además, no debe ser un color que sea muy fuerte o llamativo que podría cansar rápidamente la vista del lector.

El murciélago veloz vuela por el campo.

El murciélago veloz vuela por el campo.

Texto de difícil lectura.

El murciélago veloz vuela por el campo.

El murciélago veloz vuela por el campo.

Texto de fácil lectura.

El fondo: El fondo que utilices en tu presentación deberá ser claro y debe permitir la lectura del texto. Lo ideal es que sea un color liso, sin embargo, si utilizas un diseño personalizado este no deberá resaltar distraer la vista del texto utilizando colores de mucho contraste, además, si utilizas alguna imagen o diseño de preferencia que se encuentre en los márgenes inferiores de la presentación. No utilices fotografías de paisajes, personas, u objetos ya que además de distraer al lector, por su diversa variedad de colores es muy probable que en algunas partes de la presentación dificulte la lectura.

 Fondo muy obscuro, color de texto poco atractivo.

 Fondo claro y texto de fácil lectura.

 Organización de los contenidos

Al plasmar la información que deseas transmitir por medio de una presentación debes tomar en cuenta que:

·         Los títulos deben ser claros y se deben mostrar en todas las diapositivas.

·         No utilices más de 8 líneas de texto por diapositiva (incluyendo el titulo). Una presentación muy cargada aparte de ser poco atractiva, dificultará mucho su lectura.

·         Si utilizas imágenes o graficas que sean de buena calidad y de preferencia que no haya texto (exceptuando el título o palabras claves) en la misma diapositiva.

·         Utiliza los puntos claves o conceptos concretos.

·         No te extiendas demasiado en diapositivas solo las más necesarias (entre 15 y 30), de lo contrario el público podría fastidiarse o aburrirse durante la presentación.

·         No exageres en las animaciones.

·         Verifica la ortografía y correcta puntuación del texto.

No solo es necesario saber cómo hacer la presentación sino que también es importante considerar otros aspectos como se mencionan a continuación:

Mucho texto y tamaño de fuente muy pequeño.

Buena cantidad de texto y tamaño de la fuente correcto.

No solo se trata de crear una muy bonita y bien organizada presentación de PowerPoint también debes tomar en cuenta otras consideraciones que harán que tu exposición cause una buena impresión en los espectadores.

Antes de tu exposición

Cuando has terminado de elaborar tú presentación de diapositivas que utilizaras durante tu exposición verifica con tiempo como se visualiza en el lugar y el equipo que utilizaras durante la exposición, además, en caso de ser necesario realizar los cambios pertinentes (color de texto, fondo, tamaño de las fuentes, imágenes, gráficos, etcétera) para su correcta visualización.

Lleva contigo un respaldo de la presentación.

Durante tu exposición.

·         No le des la espalda al público.

·         En la medida de lo posible evita leer, una persona que lee la mayoría de la información en una presentación de diapositivas da la impresión que no está preparada y no conoce del tema.

·         Modula el tono de voz para que todos los espectadores puedan escucharte.

·         Si cometes un error al hablar no te detengas continua con tu presentación.

·         Enfoca tu vista al público.

·         Vístete de la manera apropiada.

·         Párate correctamente.

·         Relájate y define tu ritmo (ni muy lento ni muy rápido).

·         Conoce el tema, que se note que conoces y entiendes toda la información que está plasmada en la presentación.

Esto lo he ido aprendiendo a lo largo del tiempo tanto en mi experiencia como alumno y maestro.

José Alberto Cepeda Adame 

Se agradecen sus comentarios.